Det gode generalforsamlingsforslag

Der eksisterer ikke egentlige regler eller retningslinjer for, hvordan et generalforsamlingsforslag formelt skal formuleres. Det kan være problematisk, da et ukonkret og ubegrundet forslag kan give anledning til både tvivlsspørgsmål og uafklaretheder, som begge kan gøre det vanskeligt at behandle det på generalforsamlingen.

Vi mener, at et forslag altid skal være velovervejet, gennemarbejdet og velbegrundet, og vil du sikre dig, at dit generalforsamlingsforslag er det, kan du følge nedenstående vejledning, som vi har lavet med udgangspunkt i ”det gode generalforsamlingsforslag”. 

Du har fået en genial idé! En idé som vil gøre livet i foreningen både nemmere og bedre. Det er klokkeklart for dig, at ideen er god – og nu skal du bare forklare det til de øvrige medlemmer af foreningen.

Som indledning til dit forslag bør du derfor komme med en kort motivation. Du skal beskrive, hvorfor idéen er god, og du skal gøre det så godt og levende, at det er helt umuligt for de andre medlemmer at overse.

Eksempel: ”Jeg bruger mange sommerdage i de nærliggende parker, og jeg bliver altid så glad, når jeg ser sommerfuglene sværme forbi mig. Sommerfugle er smukke væsner, der altid har været en stor inspirationskilde i både malerkunsten og litteraturen, og der er noget både inspirerende og beroligende over dem. Jeg er sikker på, at vores have vil blive en fortryllende oase, hvis vi får sommerfugle i den. En oase som vi kan søge tryghed og hygge i.”

Når du har sat ord på, hvorfor din idé er god, skal du beskrive det egentlige forslag. Her er det vigtigt, at du gør dig umage og laver en konkret forslagsbeskrivelse, så ingen af de øvrige foreningsmedlemmer er i tvivl om, hvad du foreslår.

Det er en god idé at få en anden person til at læse dit forslag. Står det klart for vedkommende, hvad du foreslår, uden du behøver at forklare det yderligere, er du i mål med beskrivelsen.

Eksempel: ”Jeg forslår, at vi indkøber og får plantet 50 sommerfuglebuske i haven. Jeg foreslår, at alle buske plantes i midten af haven, da de skal have rigeligt med sol.”

Det er de færreste forslag, der er gratis. Det betyder, at der som oftest er en økonomi forbundet med forslaget. Det er vigtigt, at du beskriver, hvad det koster og hvem der skal betale for det. Er det dig selv, foreningen eller en helt tredje?

Du bør undgå at referere til overslags- og cirkapriser, da dén økonomiske ramme, som du angiver i forslaget, er dén du er bundet af, hvis forslaget vedtages. Det betyder, at forslaget ikke må gennemføres, hvis det viser sig at blive dyrere. Det kan derfor være en god idé at indhente tilbud, som giver et retvisende billede af, hvad forslaget reelt koster at gennemføre – indhent gerne tilbud på alle de omkostninger som er forbundet med forslaget.  

Hvis foreningen skal betale, skal du også undersøge, om foreningen overhovedet har penge til at finansiere det.

Eksempel: ”Sommerfugleplanter koster kr. 200 pr. stk., og jeg har indhentet tilbud fra Gartner Gert A/S, som kan plante buskene for i alt kr. 10.000.

Buskene skal beskæres en gang årligt, og det kan Gartner Gert A/S gøre for kr. 5.000 årligt. Derudover har jeg kontaktet Ejendomsservice Egon A/S, som for et tillæg til vores eksisterende serviceaftale på kr. 500, vil vande og gøde buskene efter behov.

Jeg foreslår, at foreningen bekoster den samlede udgift til forslaget, som vil andrage i alt kr. 10.000 i engangsbeløb og kr. 5.500 i årlige vedligeholdelsesomkostninger. Jeg foreslår, at foreningen anvender sin likvide beholdning hertil.”

I retorikkens verden findes der et begreb, der hedder ”vaccine”. Begrebet skal ses i relation til eventuelle modargumenter til forslaget – eksempelvis vaccinerer man et barn ved at sprøjte en smule af den farlige sygdom i barnet for herefter at aktivere dets immunforsvar. På samme måde kan du vaccinere dit forslag ved selv at bringe det farligste modargument frem.

Når du stiller et forslag, vil de fleste foreningsmedlemmer straks tænke ”hvad betyder det helt konkret for mig?”. Det skal du synliggøre i dit forslag, og det uanset om det er ved positive eller negative konsekvenser. De positive konsekvenser fremhæver du i din motivation, og de negative beskriver du i det efterfølgende.

Eksempel: ”Beplantning af 50 sommerfuglebuske vil betyde, at der vil være mindre græs og mere skygge som følge heraf i haven. Selvom sommerfuglebuskene er en langsigtet investering i et fantastisk havemiljø, vil der være en fast månedlig omkostning til Ejendomsservice Egon A/S for pasning og en fast årlig udgift til beskæring til Gartner Gert A/S, der skal medtages i de fremtidige driftsbudgetter.”

I alle vedtægter findes regler om fremstilling af forslag, som altid skal overholdes. Der er typisk regler om, hvornår forslaget skal sendes til bestyrelsen, og hvornår det skal sendes til foreningens øvrige medlemmer. 

Er du i tvivl om disse regler, kan du med fordel kontakte foreningens administrator, som altid kan vejlede dig.