Den ordinære generalforsamling er et vigtigt årsmøde, da du som medlem af foreningen har mulighed for at stille forslag, der konkret kan påvirke jeres fælles ejendom og foreningsfællesskab.
Og selvom der ikke findes faste regler eller retningslinjer for, hvordan du skal udforme og præsentere dit forslag, har vi alligevel lavet denne vejledning, som du kan støtte dig op ad. Vores erfaring er nemlig, at hvis dit forslag er formuleret på en ukonkret eller ubegrundet måde, og hvis det ikke er klart og præcist, kan det give anledning til tvivlsspørgsmål og uafklaretheder, som kan gøre det vanskeligt at behandle og endeligt vedtage dit forslag på generalforsamlingen.
Når du overvejer at stille et forslag til generalforsamlingen, er det vigtigt at tænke på, hvordan du bedst kan formulere og præsentere dit forslag. Et klart og velbegrundet forslag vil være lettere at forstå og behandle på generalforsamlingen, og det vil også øge chancerne for at få opbakning fra de øvrige deltagere.
Vi klæder dig på til at formulere og stille dit forslag til generalforsamling i vores vejledning nedenfor, hvor vi også giver et eksempel på et forslag til den ordinære generalforsamling.
Med mere end 60 års erfaring som ejendomsadministratorer har vi deltaget i mange generalforsamlinger, og vi har set mange bud på medlemmers forslag til generalforsamlingen. Vi mener, at et forslag altid skal være velovervejet, gennemarbejdet og velbegrundet. Det skaber de bedste forudsætninger for, at dit forslag kan behandles, og hvis flertallet ønsker at bakke dit forslag op, kan det også vedtages og effektueres.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit forslag kan behandles i sin ordlyd, er du velkommen til at kontakte ejendommens kundechef. Selvom vi ikke yder egentlig rådgivning for til det enkelte medlem, vil vi meget gerne vejlede dig, så vi sikrer en effektiv generalforsamling.
Vi mener dog, at du når rigtig langt, hvis du læner dig op ad vores vejledning og benytter dig af vores digitale forslagsformular.
Du har fået en genial idé! En idé som vil gøre livet i foreningen både nemmere og bedre. Det er klokkeklart for dig, at ideen er god – og nu skal du bare forklare det til de øvrige medlemmer af foreningen.
Som indledning til dit forslag bør du derfor komme med en kort motivation. Du skal beskrive, hvorfor idéen er god, og du skal gøre det så godt og levende, at det er helt umuligt for de andre medlemmer at overse.
Eksempel: ”Jeg bruger mange sommerdage i de nærliggende parker, og jeg bliver altid så glad, når jeg ser sommerfuglene sværme forbi mig. Sommerfugle er smukke væsner, der altid har været en stor inspirationskilde i både malerkunsten og litteraturen, og der er noget både inspirerende og beroligende over dem. Jeg er sikker på, at vores have vil blive en fortryllende oase, hvis vi får sommerfugle i den. En oase som vi kan søge tryghed og hygge i.”
Når du har sat ord på, hvorfor din idé er god, skal du beskrive det egentlige forslag. Her er det vigtigt, at du gør dig umage og laver en konkret forslagsbeskrivelse, så ingen af de øvrige foreningsmedlemmer er i tvivl om, hvad du foreslår.
Det er en god idé at få en anden person til at læse dit forslag. Står det klart for vedkommende, hvad du foreslår, uden du behøver at forklare det yderligere, er du i mål med beskrivelsen.
Eksempel: ”Jeg forslår, at vi indkøber og får plantet 50 sommerfuglebuske i haven. Jeg foreslår, at alle buske plantes i midten af haven, da de skal have rigeligt med sol.”
Det er de færreste forslag, der er gratis. Det betyder, at der som oftest er en økonomi forbundet med forslaget. Det er vigtigt, at du beskriver, hvad det koster og hvem der skal betale for det. Er det dig selv, foreningen eller en helt tredje?
Du bør undgå at referere til overslags- og cirkapriser, da dén økonomiske ramme, som du angiver i forslaget, er dén du er bundet af, hvis forslaget vedtages. Det betyder, at forslaget ikke må gennemføres, hvis det viser sig at blive dyrere. Det kan derfor være en god idé at indhente tilbud, som giver et retvisende billede af, hvad forslaget reelt koster at gennemføre – indhent gerne tilbud på alle de omkostninger som er forbundet med forslaget.
Hvis foreningen skal betale, skal du også undersøge, om foreningen overhovedet har penge til at finansiere det.
Eksempel: ”Sommerfugleplanter koster kr. 200 pr. stk., og jeg har indhentet tilbud fra Gartner Gert A/S, som kan plante buskene for i alt kr. 10.000.
Buskene skal beskæres en gang årligt, og det kan Gartner Gert A/S gøre for kr. 5.000 årligt. Derudover har jeg kontaktet Ejendomsservice Egon A/S, som for et tillæg til vores eksisterende serviceaftale på kr. 500, vil vande og gøde buskene efter behov.
Jeg foreslår, at foreningen bekoster den samlede udgift til forslaget, som vil andrage i alt kr. 10.000 i engangsbeløb og kr. 5.500 i årlige vedligeholdelsesomkostninger. Jeg foreslår, at foreningen anvender sin likvide beholdning hertil.”
I retorikkens verden findes der et begreb, der hedder ”vaccine”. Begrebet skal ses i relation til eventuelle modargumenter til forslaget – eksempelvis vaccinerer man et barn ved at sprøjte en smule af den farlige sygdom i barnet for herefter at aktivere dets immunforsvar. På samme måde kan du vaccinere dit forslag ved selv at bringe det farligste modargument frem.
Når du stiller et forslag, vil de fleste foreningsmedlemmer straks tænke ”hvad betyder det helt konkret for mig?”. Det skal du synliggøre i dit forslag, og det uanset om det er ved positive eller negative konsekvenser. De positive konsekvenser fremhæver du i din motivation, og de negative beskriver du i det efterfølgende.
Eksempel: ”Beplantning af 50 sommerfuglebuske vil betyde, at der vil være mindre græs og mere skygge som følge heraf i haven. Selvom sommerfuglebuskene er en langsigtet investering i et fantastisk havemiljø, vil der være en fast månedlig omkostning til Ejendomsservice Egon A/S for pasning og en fast årlig udgift til beskæring til Gartner Gert A/S, der skal medtages i de fremtidige driftsbudgetter.”
I alle vedtægter findes regler om fremstilling af forslag, som altid skal overholdes. Der er typisk regler om, hvornår forslaget skal sendes til bestyrelsen, og hvornår det skal sendes til foreningens øvrige medlemmer.
Er du i tvivl om disse regler, kan du med fordel kontakte foreningens administrator, som altid kan vejlede dig.
En generalforsamling er et vigtigt årligt møde for enhver forening, da medlemmerne på dette træffer vigtige beslutninger og lægger fremtidige planer.
Vores drejebog for den ordinære generalforsamling er en omfattende guide, der hjælper dig med at forberede dig til alle aspekter af mødet – lige fra planlægning og forberedelse til afvikling og efterbehandling. Den vil give dig en indsigt i, hvordan vi sammen planlægger generalforsamlingen, hvad du skal tage højde for, og hvordan en typisk generalforsamling sædvanligvis forløber.
Kort sagt vil drejebogen give dig alt, hvad du behøver for at kunne afholde en succesfuld og effektiv generalforsamling. Ved at følge denne guide kan du være sikker på, at du er godt forberedt på alle aspekter af mødet.
Hvis I skal have ny administrator, er det heldigvis forholdsvist nemt at skifte.
Det er typisk foreningens bestyrelse, der kan træffe beslutning om at skifte ejendomsadministrator. Men inden I træffer denne beslutning, bør I dog sikrer jer, at det også gælder i jeres vedtægt.
Da en ejendomsadministrator er foreningens tætteste samarbejdspartner, bør det være et loyalt, frugtigt og (helst) langvarigt forhold, I indgår med denne. Derfor mener vi, at det er enormt vigtigt, at vi mødes og forventningsafstemmer det kommende samarbejde.
Det er bestyrelsen, der vil have den primære kontakt til ejendomsadministrationen, og derfor skal vi sikre vores samarbejde – helst inden det for alvor går i gang.
Hvis I vil være kunde i Qvortrup, anbefaler vi, at I kontakter os, så vi kan planlægge (et telefonisk, digitalt eller fysisk) møde. Herefter kan vi drøfte det kommende samarbejde, og sammen lægge en plan for skiftet af administrator.
Qvortrup Administration A/S
Lyngbyvej 28, 2. tv.
2100 København Ø
Telefon: 35 35 43 00
Mail: qa@qvortrup-adm.dk
Åbningstider
man & ons: 09.30 – 15.00
tirs & tors: 09.00-15:00
fre: 09.00 – 13.00
CVR: 85 41 12 17