Ejendomsservice vs. vicevært: Her er 5 forhold, I skal være opmærksomme på
Mange boligforeninger outsourcer sine praktiske opgaver og daglige renholdelse af ejendommen til en ekstern og professionel part gennem enten ejendomsservice eller ved ansættelse af vicevært.
Vi har samlet en oversigt over 5 forhold, som I bør være opmærksomme på, når I ansætter en vicevært eller indgår serviceaftale med ejendomsservicefirma. Dem kan du se længere nede på siden.
Ansættelse af vicevært
En vicevært ansættes direkte af jeres boligforening, og vedkommende er ansvarlig for at udføre forskellige opgaver i og omkring ejendommen, såsom renholdelse, rengøring, vedligeholdelse, mindre reparationer, tilsyn og andre opgaver.
En vicevært er en ansat medarbejder, og mange foreninger nyder den personlige relation som foreningsmedlemmerne ofte får til viceværten. Når foreningen ansætter en medarbejder, er forholdet omfattet af ansættelsesretten, og der er mange ting, som foreningen skal være opmærksomme på i den forbindelse.
Aftale om ejendomsservice
Et ejendomsservicefirma er en serviceleverandør, som tilbyder forskellige tjenester, såsom rengøring, vedligeholdelse, reparationer og meget mere.
Et ejendomsservicefirma er alene ansvarlig for at udføre de opgaver, som I har indgået særskilt serviceaftale om.
Firmaet yder typisk en professionel service for flere kunder samtidig, og qua sin funktion som virksomhed (typisk med flere ansatte), er denne model ofte mindre sårbar ved eksempelvis sygdom og/eller feriefravær end en vicevært, fordi firmaet har flere ansatte, der kan udføre samme opgaver.
5 væsentlige forhold ved ansættelse af vicevært eller aftale om ejendomsservice:
Hvis jeres ejerforening/andelsboligforening ansætter en vicevært, skal I overholde de ansættelsesretlige forpligtelser, der gælder herfor.
Vi anbefaler, at I allierer jer med en advokat/kundechef, som kan rådgive jer indenfor det specifikke felt, så I har helt styr på overenskomster, ferielov og øvrige arbejdsmiljøregler.
Hvis I modsat ønsker at indgå en servicekontrakt med et ejendomsservicefirma, skal I sikre jer, at firmaet overholder gældende love og regler i forhold til det arbejde, som de udfører. Også i denne forbindelse anbefaler vi, at allierer jer med administrator, så I kan få råd og vejledning.
Hvis I ønsker at ansætte en vicevært, skal I sikre jer, at I har det korrekte forsikringsgrundlag hertil.
Gennem vores samarbejde med Dansk System Assurance A/S anbefaler vi jer at tegne en arbejdsskadeforsikring og ansvarsforsikring, hvis I ansætter en vicevært. Den konkrete forsikringspakke bør dog altid tage afsæt i en konkret vurdering af ansættelsesaftalen, og det er vigtigt, at forsikringsmægleren bliver forelagt denne.
Hvis I indgår en servicekontrakt med et ejendomsservicefirma, anbefaler vi, at I tillige sikrer jer, at firmaet er dækket af de nødvendige forsikringer.
Det er vores klare anbefaling, at vi I Qvortrup er med til at udfærdige eller som minimum gennemgå jeres servicekontrakt med ejendomsservicefirmaet, så vi sammen sikrer, at den indeholder klare og tydelige vilkår – herunder priser, tidspunkter for udførelse af opgaver, forsikringsforhold og opsigelsesbetingelser. Det sikrer nemlig ikke alene jeres forening, men også bestyrelsen i samarbejdet med ejendomsservicefirmaet.
Uanset om I ansætter en vicevært eller indgår en servicekontrakt med et ejendomsservicefirma, skal I sikre sig, at arbejdet udføres i overensstemmelse med de krav og standarder, som I har fastsat.
Vi anbefaler, at I fordeler arbejdsopgaverne mellem bestyrelsens medlemmer, og at ét udvalgt bestyrelsesmedlem får det overordnede ansvar for jeres vicevært/ejendomsservicefirma. Det er vores erfaring, at det er nemmere at kvalitetssikre og sikre et samarbejde, hvis der er en fast tovholder herfor.
Hvis I er i tvivl om, hvorvidt I skal ansætte en vicevært eller indgå aftale med ejendomsservice firma, kan det være en god idé at vurdere de samlede omkostninger ved begge – herunder lønninger, sociale omkostninger, omkostninger til udstyr og materialer, forsikringer og eventuelle andre udgifter.
En vicevært vil normalt være en fastansat medarbejder og dermed medføre faste omkostninger på løn, arbejdsgiverafgifter og pension. På den anden side vil et ejendomsservicefirma normalt fakturere for de faktiske omkostninger ved de ydelser, firmaet leverer, hvilket kan variere afhængigt af opgavens karakter og omfang.
Det er derfor vigtigt, at I nøje overvejer både de faste og variable omkostninger ved de to muligheder, før der træffes en beslutning om hvilken løsning, der er bedst for jeres ejendom.
Som ejendomsadministratorer har vi stor erfaring i at drifte et foreningsfællesskab, og vi anbefaler derfor, at vi indgår et tæt og effektivt samarbejde om dette forhold, så vi sikrer den løbende vedligeholdelse og drift af jeres ejendom.
Har I allerede en aftale om vedligeholdelse af ejendom, kan I se de løbende udgifter hertil i uHabis ejendomsøkonomi. Ejendomsøkonomien har 2 tabeller, der sammenholder den realiserede udgift med den budgetterede, og det er således muligt for jer altid at have styr på jeres omkostninger til denne del af ejendommens drift.
Få styr på alle jeres leverandører i uHabi
I uHabi kan bestyrelsen nemt og hurtigt få en liste over foreningens aktuelle leverandører, og I kan på den måde danne jer et overblik over, hvilke ydelser der modtages fra hvilke firmaer.
I tillæg dertil gemmer vi alle servicekontakter, som vi har modtaget, i jeres digitale dokumentarkiv, så I altid har adgang til de relevante oplysninger. Det mener vi, gør det lettere for bestyrelsen at holde styr på aftaler og sikre, at foreningen får den bedste service til den bedste pris.
Har I brug for hjælp og vejledning?
Som ejendomsadministrator ønsker vi at være vores kunders tætteste og bedste samarbejdspartner, og vi har et ønske om at skabe de bedste rammer for jer og jeres fælles hjem.
Derfor vil vi meget gerne hjælpe jer i forbindelse med jeres servicekontrakter og ansættelseskontrakter, og vi anbefaler jer altid at kontakte ejendommens kundechef for den indledende dialog og vejledning.
Hvis ikke I ved, hvem I skal kontakte, kan I sende en mail til vores fantastiske supportteam, som herefter vil sætte jer i kontakt med den korrekte medarbejder.
Vi glæder os til at hjælpe jer videre.
