Andelsboligforeninger

Hver dag beskæftiger vi os med noget af det allermest dyrbare – nemlig menneskers hjem. Det er et stort ansvar og en stor tillidserklæring, når I som forening overdrager administrationen i vores hænder, og det er derfor en opgave, som vi værner meget om.

Til andelsboligforeningen tilbyder vi en individuelt tilpasset administrationsløsning.

Som kunde får I ikke kun en fast kontaktperson, men et helt administrativt team, der samarbejder om at opfylde alle jeres behov. Teamet er specialiseret i andelsboligforeninger, og sammen har de ansvaret for jeres ejendom. Vores tætte samarbejde øger vores interne kompetencer og vores tilgængelighed, som begge er afgørende parametre i vores gensidige samarbejde.

Ydelser der dækker dine behov

For at skabe det bedst mulige fundament i vores samarbejde, tilbyder vi nedenstående ydelser som en fast del af vores administrationsaftale. Klik på hvert element for at læse nærmere om de enkelte ydelser.

Basisydelser

Hvert år skal ejendommen aflægge et årsregnskab, som revisor udarbejder på baggrund af vores årsafslutning. 

Årsafslutningen er en opgørelse over årets posteringer og konti. Når regnskabsåret afsluttes, gennemgår vi årets økonomiske bevægelser, afstemmer konti og sender de endelige opgørelser og øvrigt relevant materiale til en eventuel ekstern revisor. 


Vi sender alt materiale digitalt. Det sikrer en hurtig dokumentoverdragelse, som revisor kan lave udkast til årsregnskabet på baggrund af.

Der er mange udgifter forbundet med at drifte en ejendom. Udgifterne skal betales af ejendommens indtægter, som primært kommer fra beboerne.

For at sikre ejendommens indtægter, sørger vi for løbende opkrævning af ejendommens beboere og bogføring af deres indbetalinger. På den måde sikrer vi ejendommens likviditet og betalingsevne.

Der er mange udgifter forbundet med at drifte en ejendom, og der gælder et juridisk princip om, at pengeskyld er bringeskyld. Det betyder, at ejendommen naturligvis skal betale for de varer og ydelser, som den har modtaget.

Gennem ejendommens bankkonti sørger vi for betaling af alle ejendommens fakturaer. Alle sædvanlige og tilbagevendende fakturaer tilmelder vi til betalingsservice, mens fakturaer der vedrører ekstraordinære opgaver sendes til elektronisk godkendelse, inden vi iværksætter betaling. På den måde sikrer vi korrekt betalinger for faktiske ydelser.

 Det er vores erfaring, at der desværre kan ske overfakturering eller forkert fakturering fra ejendommens leverandører og kreditorer. Af den grund foretager vi stikprøvevist fakturakontrol, så vi sikrer korrekt fakturering.

 

Det hænder, at et medlem ikke betaler sine faste ydelser til ejendommen rettidigt. Ejendommen er afhængig af medlemmernes indbetalinger, da det er dens primære indtægt. Det er derfor vigtigt, at der reageres hurtigt og korrekt overfor eventuelle betalingsmisligholdelser, så likviditeten ikke lider unødigt.

Vi sender rykkere og påkravsskrivelser

Hvis et medlem ikke har betalt sin faste ydelse til ejendommen, sender vi 2 påkravsskrivelser til vedkommende. Påkravsskrivelserne er en slags rykkerskrivelser, som gør, at vi kan gøre medlemmets betalingsmisligholdelse gældende, og at vi ved vedblivende misligholdelse kan overdrage sagen til inkasso eller ophæve eventuelle lejeforhold

Betaler et medlem ikke sine fast ydelser til ejendommen trods modtagelse af påkravsskrivelser, kan sagen overdrages til inkasso.

Er et medlems betalingsmisligholdelse vedblivende, overdrager vi sagen til Qvortrup Advokater I/S, som vil forsøge at indhente restancen og derigennem skabe balance i ejendommens likviditet.

Qvortrup Advokater I/S har en tæt tilknytning til vores administration, hvorfor vi kan garantere en smidig og hurtig overlevering af sagen og dens dokumenter.

Som et led i vores administration af ejendommen opretter og vedligeholder vi ejendommens medlemskartoteket på baggrund af informationer fra ejendommen og dens medlemmer. På den måde er vi altid orienteret om aktuelle forhold, som er et nødvendigt fundament for vores administration af ejendommen.

Ejendommen har en række stamdata og dokumenter, som skal være tilgængelig for såvel ejendommens beboere som samarbejdspartnere.

Vi arkiverer og opbevarer alle ejendommens dokumenter elektronisk og i overensstemmelse med gældende forældelsesregler. Dokumenterne uploades til ejendommens online portal, hvor der findes et digitalt dokumentarkiv med nøgledokumenter, som altid er tilgængelige for ejendommen.

Det er vigtigt for os, at vi er transparente i vores rolle som ejendomsadministrator. Derfor tilbyder vi digitale løsninger, der giver adgang til alle ejendommens data, og som letter vores fælles arbejde om at drifte ejendommen.

De digitale løsninger er intuitive, brugervenlige og vigtigst af alt sikre.

Vi tilbyder:

  • Elektronisk adgang til ejendommens vigtige nøgledokumenter
  • Kalender med automatisk notifikation om begivenheder
  • Elektronisk bilagsgodkendelse
  • Elektronisk underskriftsmodul
  • Adgang til ejendommens økonomiske data

Myndighederne skal i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til borgere. Det betyder, at der ofte kommer informationer fra myndighederne til ejendommen. Nogle henvendelser er orienteringer, mens andre kræver aktion.

Vi sørger for at videresende og behandle alle myndighedshenvendelser, der måtte komme til ejendommen. På den måde sikrer vi, at alle informationer, vejledninger og bistand viderebringes, og at der bliver taget hånd om vigtige henvendelser.

Der kan være mange spørgsmål fra beboerne i en ejendom, som kan vedrøre alt fra den faste opkrævning til tolkning af husordenen.

Vi sørger for at videresende og behandle alle beboerhenvendelser, der måtte komme til ejendommen. På den måde sikrer vi, at alle informationer og spørgsmål viderebringes, og at der bliver taget hånd om vigtige henvendelser.

Der vil altid opstå en række spørgsmål af såvel administrativ, juridisk og økonomisk karakter, når en ejendom skal driftes. En ejendom er kompleks, og uanset hvilken problemstilling man står overfor, kan det være nødvendigt med professionel sparring.

Som ejendommens tætteste samarbejdspartner besvarer vi alle typer spørgsmål af sædvanlig karakter inden for vores forretningsområde. Det betyder, at i de tilfælde, hvor det ikke er nødvendigt at inddrage specialister eller hvor der er tale om spørgsmål af en særlig karakter, bistår vi ejendommen med alt, hvad der måtte opstå af spørgsmål og problemstillinger.

For at sikre gennemsigtighed og informationsniveauet i vores administration af ejendommen deltager vi møder inden for kontortid.

Der kan være problemstillinger eller opgaver, hvor der er særligt behov for professionel sparring, og vi kan være en vigtig nøgleperson med indgående kendskab til både praksis og lovgivning. Derudover styrker et årligt møde vores fælles samarbejde, da vi på dette kan drøfte ejendommens aktuelle tilstand og fremtid.

E-boks er en webapplikation og en digital platform til sikker, digital post til private, virksomheder og myndigheder.

E-boks anvendes primært af offentlige myndigheder, banker, pensionsselskaber, forsikringsselskaber og lønformidlere som har valgt at digitalisere deres kundekommunikation, og som ejendommens administrator overtager vi ejendommens e-boks, så vi sikrer at ejendommens modtagne post bliver behandlet.

Det kræver mange hænder og samarbejder at drifte en ejendom, og derfor vil ejendommen helt naturligt have mange samarbejdspartnere.

For at lette kommunikationsniveauet og styrke gennemsigtigheden og effektiviteten, varetager vi den løbende dialog med alle ejendommens samarbejdspartnere.

Det er vigtigt for os, at vi er transparente i vores rolle som ejendomsadministrator, og derfor vægter vi kommunikation med vores kunder utrolig højt. Vi står hver dag til rådighed både telefonisk og på mail inden for vores almindelige åbningstider.  

I bekendtgørelse om oplysningspligt ved salg af andelsboliger m.v. Samt om bestyrelsens pligt til at fremlægge skema over centrale nøgleoplysninger fremgår det, at i som bestyrelse har pligt til at udfylde økonomiske nøgleoplysninger om jeres ejendom.

Som jeres administrator varetager vi denne opgave, og vi sikrer at oplysningerne udfyldes korrekt og rettidigt i henhold til bekendtgørelsen.

Supplerende ydelser

Forsikring kan være en kompliceret størrelse, hvad end der er tale om policer eller skader. Ikke desto mindre er ejendommens forsikringer og samarbejdet herom en vigtig ting for både ejendommen og dens medlemmer. Der findes et utal af forsikringsløsninger og –dækninger, som det kan være svært for almindelige lægmænd at navigere i. Derfor tilbyder vi professionel forsikringsrådgivning gennem forsikringsmæglere.

Vi har indgået et fordelagtigt samarbejde med forsikringsmæglere, som via fuldmagt kan forhandle og tegne de mest fordelagtige forsikringsaftaler for ejendommen.

Med vores samarbejde følger også professionel skadesanmeldelse og opfølgning på ejendommens forsikringsager. Det skaber tryghed for ejendommen, dens beboere og for os.

Ejendommens långiver foretager årlig og stikprøvevis gennemgang af ejendommens kreditengagement.

I forbindelse med långivers årlige gennemgang af ejendommens kreditengagement fremsender vi relevante og nødvendige oplysninger, der sikrer en korrekt kreditgennemgang.

Udbuddet af finansielle muligheder inden for andelsboligforeninger er ekspanderet. Det betyder, at i står over for et stort valg, når i skal optage lån i foreningen.

Det er vigtigt, at I som bestyrelse holder jer orienteret og undersøger de muligheder, der er for finansiering, da det kan have stor betydning for jeres medlemmers personlige økonomi.

Vi er bindeleddet mellem jer og realkreditinstitutterne.

Som jeres tætteste samarbejdspartner bistår vi jer i forbindelse med jeres lånoptagelse. Hvad end der er tale om konvertering af jeres eksisterende lån eller optagelse af et nyt, er vi bindeleddet mellem jer og realkreditinstitutterne. Som bindeled sørger vi for, at alle processer forløber nemt og hurtigt samt at relevant materiale overleveres, og vores samarbejde med institutterne sikrer jer i øvrigt fordelagtige og gode aftaler og vilkår.

Et momsregnskab er en beregning af, hvor meget ejendommen skal betale eller have tilbage i moms.

Vi sørger hvert år for at udarbejde og indberette ejendommens momsregnskab, herunder hvis der forekommer splitmoms, for de ejendomme, der er momsregistreret.

Der kan findes flere forbrugstjenester i en ejendom end blot vand og varme. Det kan for eksempel være fælles internet- og antenneløsninger, som er individuelt tilpasset medlemmerne, og som derfor skal afregnes hvert år.

Vi sikrer rettidig efteropkrævning og tilbagebetaling

Vi udarbejder hvert år en opgørelse over de respektive forbrug for vand, varme eller øvrige forbrugstjenester, og vi sikrer rettidige efteropkrævninger og tilbagebetalinger. Vi følger også op på aconto-indbetalinger og tilpasser eventuelt disse i forhold til opgørelserne. 

Mange ejendomme har etableret et fælles vaskeri, hvor medlemmerne mod betaling har mulighed for at vaske og tørre sit tøj.

Vi tilbyder administration af vaskeriet, hvor vi hver måned laver en opgørelse over de respektive forbrug, som herefter afregnes sammen med den månedlige betaling til ejendommen. Det er en nem og sikker måde at drive fælles vaskeri, hvor i slipper for at skulle håndtere og administrere dets indtægter.

I forbindelse med ejendommens regnskabsafslutning sender vi materiale til eventuel ekstern revisor, som herefter udarbejder udkast til årsregnskab. Årsregnskabet tegner et billede af, hvordan ejendommen har klaret sig økonomisk i det forgangne år.

Sammen gennemgår vi revisors regnskabsudkast og sammenholder det med årets posteringer. På den måde sikrer vi årsregnskabets kvalitet og rigtighed.

Vi tilbyder en digital underskriftsløsning via nem-id, så regnskabet kan påtegnes elektronisk. Det er både hurtigt, sikkert og effektivt.

Er der ansat en vicevært eller inspektør til at udføre opgaver på ejendommen, skal denne lønadministreres.

Lønadministration indebærer ikke alene lønudbetaling, men også afregning til myndigheder, udarbejdelse af årsopgørelse samt indberetninger, sikring af korrekt forsikringsdækning og administration ved ferie eller sygdom m.m.

Vi tilbyder professionel lønadministration af ejendommens ansatte. Vores lønadministration er med til at sikre ordentlige ansættelsesforhold til glæde for både ejendommen, beboere og ansatte.

I forbindelse med ejendommens regnskabsafslutning og udarbejdelse af årsregnskab opstiller vi hvert år et budget.

Budgettet er et skøn over årets forventede indtægter og udgifter, og det er pejlemærke for årets økonomiske bevægelser.

Foruden opstilling af budget, foretager vi løbende budgetopfølgning, så vi kan sammenholde de faktiske udgifter og indtægter med de budgetterede. 

Vi tilbyder digitale løsninger, som gør det muligt for ejendommens ledelse at tilgå dens økonomiske data digitalt og foretage løbende budgetkontrol.

For at sikre gennemsigtighed og informationsniveauet i vores administration af ejendommen tilbyder vi at deltage i møder uden for vores åbningstid.

Der kan være problemstillinger eller opgaver, hvor der er særligt behov for professionel sparring, og vi kan være en vigtig nøgleperson med indgående kendskab til både praksis og lovgivning.

En ejendom kan have mange abonnementsaftaler – herunder med eksempelvis et ejendomsserviceselskab, tv-udbyder mv.

Abonnementsaftalerne er alle aftaler, der omhandler en fast, tilbagevendende ydelse for ejendommen. Vi tilbyder at varetage alle ejendommens abonnementsaftaler herunder at opbevare samt kontrollere og følge op på aftalerne og deres indhold.

Vi har indgået et tæt samarbejde med BygningsRaad ApS om at sikre ejendommens fysiske tilstand. 

Med udgangspunkt i ejendommens vedligeholdelsesplan samt gennem løbende budgetopfølgning for renovering, drift og vedligehold, arbejder vi for at skabe de bedste fysiske rammer for ejendommen. 

Vores ejendomsinspektør hos BygningsRaad ApS kan føre tilsyn med såvel vicevært som håndværkere, og gennem jævnlige stikprøver kontrollere arbejders kvalitet og priser.

Det er vores erfaring, at en tillægsaftale om ejendomsinspektør er en god investering, som kan lette såvel den professionelle udlejers som den frivillige bestyrelses arbejde. 

Om der er tale om nye faldstammer, altaner, vinduer, tagudskiftning eller andre renoveringsarbejder, kan et byggeprojekt være en teknisk og juridisk jungle at bevæge sig i for almindelige lægmænd.

Hos Qvortrup har vi beskæftiget os med byggerier siden vores grundlæggelse, og vi har derfor stor erfaring med byggeadministration og juridisk økonomistyring af byggeprojekter.

Som byggeadministrator for et byggeprojekt fungerer vi som ejendommens uvildige rådgiver. Vi sikrer blandet andet projektets kontraktgrundlag, forsikringer, garantier og laver løbende budgetopfølgning.

Byggeadministration er en selvstændig ydelse, der skal indgås særskilt aftale om ved byggeprojekter. Det er vores erfaring, at vores byggeadministration sparer ejendommen både penge og et stort frivilligt tidsforbrug, og så sikrer vi, at projektet kører gnidningsfrit og professionelt til glæde for hele ejendommen.

Hver år skal der afholdes generalforsamling i ejendommen. Generalforsamlingen er årets vigtigste møde, og derfor er det afgørende, at den bliver planlagt, afviklet succesfuldt og fuldt op på.

Vi mener, at et tæt samarbejde er den bedste måde at
forberede generalforsamlingen. Det gælder for alle mødets elementer, herunder
for årsregnskabet, budgettet og generalforsamlingens dagsorden.

Vi sikrer løbende og gennemsigtig dialog og sparring med jer om generalforsamlingen. Det gør vi eksempelvis ved deltagelse i bestyrelsesmøder, og vi sørger for at det bliver en vellykket og velstruktureret generalforsamling for alle beboere.

Det er vigtigt, at generalforsamlingens dagsorden er
gennemarbejdet og at indholdet er drøftet og gennemtænkt, inden det når
beboerne. Derfor forbereder vi generalforsamlingen og indkaldelsen i samarbejde
med jer som bestyrelse, så vi sikrer dens kvalitet, aktualitet og rigtighed.

En gennemarbejdet dagsorden er opskriften på en god og effektiv generalforsamling, som er til glæde for både os og beboerne.

Vi koordinerer generalforsamlingen, ligesom vi besvarer
beboernes eventuelle spørgsmål om mødet. På generalforsamlingen deltager vi som
dirigent. Vores rolle er at være ordstyreren, som skal lede generalforsamlingen
og sikre, at den afholdes på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde. Derudover
fungerer vi som en vigtig nøgleperson, der besidder et indgående kendskab til
foreningsretten, og som kan komme med afgørende vurderinger på mødet.

Referatet er et vigtigt element i generalforsamlingen, fordi
det blandt andet opdaterer dem, der ikke har mulighed for at deltage på selve
mødet.

Derudover sikrer referatet gennemsigtighed i beslutninger og i historikken for nye beboere og eventuelle samarbejdspartnere. Dertil udgør det en huske- og rettesnor for de opgaver, vi sammen skal følge op på i løbet af året.

Vi tilbyder altid vores kandidatur som mødereferent.

Når generalforsamlingen er afviklet, skal vi sammen planlægge det kommende år, hvor vi sikrer effektivisering af de beslutninger, som generalforsamlingen har truffet. Om der er tale om vedtægtsændringer, budgetjusteringer eller vedligeholdelsesarbejde, er vi jeres bedste samarbejdspartner, der sørger for, at ejendommen bliver drevet i overensstemmelse med generalforsamlingsbeslutningerne i det kommende år.

Når en andelsbolig skal sælges, kan det ske på mange måder. Det kan eksempelvis være gennem ventelister, til familie og venner, via sociale medier eller gennem en ejendomsmægler. Uanset hvordan køberen findes, er der en kompleks lovgivning, der danner rammerne om en andelsoverdragelse, og der er både en oplysningspligt og et stort ansvar forbundet med salg af en andel.

Vi udarbejder overdragelsesaftale.

Vi er specialister i andelsboligforeninger, og på grund af vores indgående kendskab til området, udarbejder vi overdragelsesaftaler ved ethvert salg af en andelsbolig i jeres forening. Vores overdragelsesaftale er en professionel aftale, der angiver alle overdragelsens betingelser og som sikrer et gensidigt aftaleforhold mellem beboer og forening.

Foruden overdragelsesaftalen udarbejder vi de lovpligtige tillægsdokumenter som eksempelvis nøgletalsoplysningsskema og økonomiske bilag, ligesom vi transporterer eventuelt andelsbevis og sikrer afregning af kreditorer. Med andre ord håndterer vi alle opgaver i forbindelse med salget.

Er du kunde hos os, og skal du sælge din andel, kan du klikke her for at komme direkte til vores selvbetjening.

Mange andelsboligforeninger benytter sig af ventelister, da de kan bidrage til en hurtig og billig overdragelse af andelsboliger. Det kan være et stort arbejde for den frivillige bestyrelse at administrere en venteliste, og derfor tilbyder vi at varetage denne opgave.

Vi sikrer gennemsigtighed i administrationen af ventelister. Det indebærer blandt andet, at vi oplyser jeres indtegnede om ventelistens omfang, andelenes omsætning og udsigten til en bolig i netop jeres ejendom.

Valuarvurderinger er alternativet til de offentlige vurderinger, når jeres ejendom skal værdisættes og andelskronen fastsættes.

Vi er bindeleddet mellem jer og valuaren.

Vurderingen foretages af en valuar, som ved besigtigelse af ejendommen kan give en nøjagtig værdiansættelse. Foruden en besigtigelse af jeres ejendom, skal valuaren gennemgå en lang liste af jeres ejendomsforhold og stamdata. I den forbindelse er vi bindeleddet mellem jer og valuaren, og vi sørger for en nem og smidig overlevering af jeres ejendomsoplysninger, så i kan få valuarvurderingen.