Vejledninger

På denne side findes en række vejledninger, som er med til at lette den frivillige bestyrelses arbejde og ejendommens beboere.

Nedenfor finder I en skabelon til bestyrelsens beretning,
som I med fordel kan anvende til udarbejdelse af den vedtægtsbestemte
årsberetning.

Husk at bestyrelsens beretning alene er en angivelse af de
forenings- og bestyrelsesbegivenheder, der har været i det forgangne år.

Det er en fordel, at beretningen aflægges skriftligt, så det
kan fungere som bilag til generalforsamlingens indkaldelse. På den måde kan
foreningens medlemmer læse beretningen forud for generalforsamlingen, og
således kun støttes af enkelte bemærkninger eller spørgsmål på mødet. Det
sikrer i høj grad generalforsamlingens effektivitet. 


FORENINGENS NAVN:

ÅRSTAL:

ANTAL BESTYRELSESMØDER I DET FORGANGNE ÅR:

 

VIGTIGE BEGIVENHEDER I FORENINGEN I DET FORGANGNE ÅR:

·      (Eksempel: Foreningen fejrede 100-års fødselsdag torsdag den 17. juni med sommerfest i gården. Det var en stor succes.)

·      (Eksempel: Foreningen har fået 4 nye medlemmer i det forgangne år, herunder i opgang 2, 3. th…)

·      (Eksempel: Foreningen har afholdt 4 arbejdsdage med stort og flot fremmøde. Redskabsskuret blev malet og kælderen blev fejet.)

 

BESTYRELSENS AFSLUTTEDE OPGAVER I DET FORGANGNE ÅR:

·        (Eksempel: Bestyrelsen har foretaget tv-ekspedition af alle kloakrør i foråret. TV-ekspeditionerne viste…)

·         (Eksempel: Bestyrelsen har sammen med administrator revideret foreningens vedtægt, så den er tidssvarende. Den nye vedtægt præsenteres og skal behandles på generalforsamlingen.)

 

BESTYRELSENS IGANGVÆRENDE OPGAVER IGANGSAT I DET FORGANGNE ÅR:

·         (Eksempel: Bestyrelsen har indhentet tilbud på beskæring af træer i gården.)

·  (Eksempel: Bestyrelsen har søgt om tilskud til vicevært, som afventer godkendelse hos kommunen.)  

Er du andelshaver og går du med salgstanker? Så læs denne vejledning, der beskriver salgsproceduren for
andele i 3 enkle trin:
1. Inden salg
2. Under salg
3. Efter salg

Inden salg

KONTAKT BESTYRELSE OG ADMINISTRATOR
Så snart du har truffet beslutning om at sælge din andelsbolig, skal du informere foreningens bestyrelse og os herom.

VEDTÆGTEN SÆTTER RAMMERNE FOR OVERDRAGELSEN
Det er alene vedtægten, der sætter rammerne for overdragelse af andele i jeres forening, og derfor er det vigtigt, at du læser den grundigt. Er der særlige procedurer eller købs-fortrinsretter i jeres foreningen, vil det fremgå af vedtægten.

ANDELENS PRIS
Når prisen af din andel skal fastsættes, sker det med udgangspunkt af den senest vedtagne andelsværdi, som fremgår af seneste årsregnskab.

VURDERING AF ANDELEN
Foruden den senest vedtagne andelsværdi, fastsættes andelens pris på baggrund af dens faktiske stand, mangler, forbedringer og eventuelle løsøre. Dette opgøres i en vurderingsrapport, som du skal bestille af et vurderingsfirma. Bemærk, at foreningen kan benytte et specifikt vurderingsfirma, så kontakt bestyrelsen herom.

MANGLER
Konstateres der mangler i andelen, har du mulighed for at udbedre disse. Vælger du at udbedre andelens mangler, skal der foretages en ny vurdering. Udbedrer du ikke manglerne, vil et beløb svarende til omkostningen for udbedringerne blive tilbageholdt og først frigjort, når du og din køber er nået til enighed herom.

EL-RAPPORT
Er der i vedtægten eller i vurderingsrapporten et krav om el-rapport, skal du få udarbejdet en sådan. Vær opmærksom på, at foreningen kan have tilknyttet en specifik elektriker til ejendommen, som står for udarbejdelsen af disse rapporter. Kontakt derfor bestyrelsen herom.

VVS-RAPPORT
Er der i vedtægten eller i vurderingsrapporten et krav om VVS-rapport ved andelsoverdragelse, skal du få udarbejdet en sådan. Vær opmærksom på, at foreningen kan have tilknyttet en specifik VVS’er til ejendommen, som står for udarbejdelsen af disse rapporter. Kontakt derfor bestyrelsen herom.

Under salg

OPLYSNINGER OM DIN KØBER
Når din køber er fundet, skal du underrette bestyrelse og os herom. Det gør du ved at udfylde den selvbetjeningsformular, der fremgår af vores hjemmesiden. Du finder den ved at klikke her.

OVERDRAGELSESAFTALE
Når vi har modtaget formularen og alle nødvendige oplysninger, udfærdiges en overdragelsesaftale, som er købsaftalen mellem dig og din køber.
Overdragelsesaftalen tager udgangspunkt i retningslinjerne i foreningens vedtægt samt i den senest vedtagne andelsværdi og de udarbejdede rapporter. Aftalen udarbejdes af os inden for 2-3 uger.

FORENINGENS DOKUMENTER
Sammen med aftalen sendes foreningens vedtægt, husorden, seneste årsregnskab og budget. Køber vil ligeledes modtage et lovpligtigt nøgleoplysningsskema for andelen, bestemmelserne om straf i lov om andelsboligforeninger og andre boligfællesskaber samt information om fortrydelsesret.

UNDERSKRIFT OG BESTYRELSENS GODKENDELSE AF KØBER
Når overdragelsesaftalen er udarbejdet, sendes den sammen med alle ovenstående dokumenter til din, købers og bestyrelsens underskrift.
Bestyrelsen skal i henhold til foreningens vedtægt godkende din køber, hvilket sker ved dens underskrift af aftalen. Det er vigtigt at bemærke, at bestyrelsens godkendelse alene er af formel karakter, og at der skal foreligge helt særlige omstændigheder, førend den kan nægte godkendelse.

FORTRYDELSESRET
Når alle parter har underskrevet overdragelsens dokumenter, løber der en fortrydelsesret i 6 hverdage, medmindre en anden periode er angivet i foreningens vedtægt.

OVERFØRSEL AF OVERDRAGELSESSUM
Foreningens vedtægt angiver reglerne for, hvornår og hvordan køber skal betale overdragelsessummen. Summen skal indbetales til foreningens konto, hvorefter der sker efterfølgende afregning over for dig i henhold til vedtægten.

LÅNOPTAGELSE
Hvis din køber skal have lån i andelen, skal en adkomsterklæring underskrives af os mod et særskilt honorar. Købers bank tager direkte kontakt til os herom.

Efter salg

OVERTAGELSESDAGEN
Når overdragelsesaftalen er underskrevet, fortrydelsesretten udløbet og overdragelsessummen indbetalt, kan der ske endelig overdragelse af andelen. Dette sker klokken 12:00 på den aftalte overdragelsesdag.

OVERDRAG DIN ANDEL
Du skal sørge for at andelen er ryddet og rengjort. Du skal sikre dig, at el og gas af aflæst, og at der er meldt flytning til eventuelle forsyningsselskaber. Samtlige nøgler til andelen, postkasse og eventuelle fællesområder skal overdrages sammen med andelen.

FEJL OG MANGLER VED DIN ANDEL
Opdager din køber fejl og mangler ved andelen efter overtagelse, skal dette straks anmeldes til dig med os som cc-mail-modtager. Indsigelsesfristen løber i 14 dage. Vi tilbageholder herefter et passende beløb, indtil du og køber er blevet enige om fejl og manglerne og fordelingen af omkostningerne forbundet hermed, eller til fristen udløber.

AFREGNING AF OVERDRAGELSESSUM
Når dit salgsprovenu skal afregnes, gør vi det i henhold til overdragelsesaftalen. Vi afregner først endeligt, når vi har modtaget dokumentation for at et evt. ejerpantebrev er afgiftsparkeret eller overtaget af køber. Vi tilbageholder desuden et passende acontobeløb for vand- og varmeudgifter, og når det årlige forbrugsregnskab foreligger, vil du alene blive afregnet for din forbrugsperiode. Måtte der være øvrige udgifter forbundet med salget, modregnes disse også i overdragelsessummen.

UDBETALING AF OVERDRAGELSESSUM
Når købers indsigelsesfrist er udløbet, og der ellers er enighed mellem dig og køber om overdragelsen, bliver overdragelsessummen udbetalt til dig i henhold til foreningens vedtægt.

SAGSAFSLUTNING
Når alle parter er afregnet, afsluttes sagen.

Der eksisterer ikke egentlige regler eller retningslinjer for, hvordan et generalforsamlingsforslag formelt skal formuleres. Det kan være problematisk, da et ukonkret og ubegrundet forslag kan give anledning til både tvivlsspørgsmål og uafklaretheder, som begge kan gøre det vanskeligt at behandle det på generalforsamlingen.

Vi mener, at et forslag altid skal være velovervejet, gennemarbejdet og velbegrundet, og vil du sikre dig, at dit generalforsamlingsforslag er det, kan du følge nedenstående vejledning, som vi har lavet med udgangspunkt i ”det gode generalforsamlingsforslag”. 

HVORFOR ER DIT FORSLAG EN GOD IDÉ?

Du har fået en genial idé! En idé som vil gøre livet i foreningen både nemmere og bedre. Det er klokkeklart for dig, at ideen er god – og nu skal du bare forklare det til de øvrige medlemmer af foreningen.

Som indledning til dit forslag bør du derfor komme med en kort motivation. Du skal beskrive, hvorfor idéen er god, og du skal gøre det så godt og levende, at det er helt umuligt for de andre medlemmer at overse.

Eksempel: ”Jeg bruger mange sommerdage i de nærliggende parker, og jeg bliver altid så glad, når jeg ser sommerfuglene sværme forbi mig. Sommerfugle er smukke væsner, der altid har været en stor inspirationskilde i både malerkunsten og litteraturen, og der er noget både inspirerende og beroligende over dem. Jeg er sikker på, at vores have vil blive en fortryllende oase, hvis vi får sommerfugle i den. En oase som vi kan søge tryghed og hygge i.”

HVAD FORESLÅR DU EGENTLIG?

Når du har sat ord på, hvorfor din idé er god, skal du beskrive det egentlige forslag. Her er det vigtigt, at du gør dig umage og laver en konkret forslagsbeskrivelse, så ingen af de øvrige foreningsmedlemmer er i tvivl om, hvad du foreslår.

Det er en god idé at få en anden person til at læse dit forslag. Står det klart for vedkommende, hvad du foreslår, uden du behøver at forklare det yderligere, er du i mål med beskrivelsen.

Eksempel: ”Jeg forslår, at vi indkøber og får plantet 50 sommerfuglebuske i haven. Jeg foreslår, at alle buske plantes i midten af haven, da de skal have rigeligt med sol.”

HVAD KOSTER DIT FORSLAG?

Det er de færreste forslag, der er gratis. Det betyder, at der som oftest er en økonomi forbundet med forslaget. Det er vigtigt, at du beskriver, hvad det koster og hvem der skal betale for det. Er det dig selv, foreningen eller en helt tredje?

Du bør undgå at referere til overslags- og cirkapriser, da dén økonomiske ramme, som du angiver i forslaget, er dén du er bundet af, hvis forslaget vedtages. Det betyder, at forslaget ikke må gennemføres, hvis det viser sig at blive dyrere. Det kan derfor være en god idé at indhente tilbud, som giver et retvisende billede af, hvad forslaget reelt koster at gennemføre – indhent gerne tilbud på alle de omkostninger som er forbundet med forslaget.  

Hvis foreningen skal betale, skal du også undersøge, om foreningen overhovedet har penge til at finansiere det.

Eksempel: ”Sommerfugleplanter koster kr. 200 pr. stk., og jeg har indhentet tilbud fra Gartner Gert A/S, som kan plante buskene for i alt kr. 10.000.

Buskene skal beskæres en gang årligt, og det kan Gartner Gert A/S gøre for kr. 5.000 årligt. Derudover har jeg kontaktet Ejendomsservice Egon A/S, som for et tillæg til vores eksisterende serviceaftale på kr. 500, vil vande og gøde buskene efter behov.

Jeg foreslår, at foreningen bekoster den samlede udgift til forslaget, som vil andrage i alt kr. 10.000 i engangsbeløb og kr. 5.500 i årlige vedligeholdelsesomkostninger. Jeg foreslår, at foreningen anvender sin likvide beholdning hertil.”

HVILKE KONSEKVENSER HAR DIT FORSLAG?

I retorikkens verden findes der et begreb, der hedder ”vaccine”. Begrebet skal ses i relation til eventuelle modargumenter til forslaget – eksempelvis vaccinerer man et barn ved at sprøjte en smule af den farlige sygdom i barnet for herefter at aktivere dets immunforsvar. På samme måde kan du vaccinere dit forslag ved selv at bringe det farligste modargument frem.

Når du stiller et forslag, vil de fleste foreningsmedlemmer straks tænke ”hvad betyder det helt konkret for mig?”. Det skal du synliggøre i dit forslag, og det uanset om det er ved positive eller negative konsekvenser. De positive konsekvenser fremhæver du i din motivation, og de negative beskriver du i det efterfølgende.

Eksempel: ”Beplantning af 50 sommerfuglebuske vil betyde, at der vil være mindre græs og mere skygge som følge heraf i haven. Selvom sommerfuglebuskene er en langsigtet investering i et fantastisk havemiljø, vil der være en fast månedlig omkostning til Ejendomsservice Egon A/S for pasning og en fast årlig udgift til beskæring til Gartner Gert A/S, der skal medtages i de fremtidige driftsbudgetter.”

OVERHOLD DE FORMELLE FRISTER

I alle vedtægter findes regler om fremstilling af forslag, som altid skal overholdes. Der er typisk regler om, hvornår forslaget skal sendes til bestyrelsen, og hvornår det skal sendes til foreningens øvrige medlemmer. 

Er du i tvivl om disse regler, kan du med fordel kontakte foreningens administrator, som altid kan vejlede dig.