Drejebog for generalforsamling til bestyrelsen

Der er mange forhold og opgaver at tage højde for, når en generalforsamling skal planlægges og afvikles. 

Det er ifølge vedtægten foreningens bestyrelse, der indkalder og står i spidsen for generalforsamlingen, og netop derfor har vi lavet en drejebog for generalforsamling til bestyrelsen, som I, i samarbejdet med administrator, kan læne jer op ad i processen omkring denne.  

Som med de fleste andre ting i foreningen, er det vedtægten, der sætter de endegyldige rammer for generalforsamlingen. 

Vedtægten indeholder både bestemmelser om, hvornår den skal afvikles, (i nogle tilfælde hvor den skal afvikles), og med hvilken dagsorden den skal gennemføres. 

Det er derfor enormt vigtigt, at I i bestyrelsen læser vedtægtens bestemmelser grundigt. Dette gælder i øvrigt både før generalforsamlingen, men også for jeres bestyrelsesvirke i al sin almindelighed. 

Det er et stort arbejde at forberede og afvikle den ordinære generalforsamling, og de forberedende øvelser påbegyndes allerede inden regnskabsårets afslutning. 

Klik på den enkelte opgave herunder, og bliv klogere på, hvad den indebærer, så I kan sikre så nem generalforsamlingsproces som muligt

Forberedelse af generalforsamlingen

Afvikling af generalforsamlingen

Eventuelt

Generalforsamlingens perspektiver

Den ordinære generalforsamlings dagsorden kan opdeles i to perspektiver:

  • De bagudrettede punkter og
  • De fremtidsorienterede punkter.

Mens bestyrelsens beretning og årsregnskabet begge angiver ting, der er sket, er budget, forslag og bestyrelsesvalg alle fremtidsorienterede punkter.

Det er vigtigt at have ovenstående in mente, da generalforsamlingen naturligvis skal samles om alt det, der er sket, men den skal også kigge fremad og sikre foreningens fremtid. 

Referat

Når generalforsamlingen er afviklet, skal den valgte referent udfærdige et beslutningsreferat fra generalforsamlingen.

Referatet skal skitsere de beslutninger, der blev taget på generalforsamlingen, hvilket også betyder, at diskussioner og synspunkter bør refereres i begrænset omfang.

Når referatet er udarbejdet, skal det godkendes, inden det underskrives og udsendes til medlemmerne. 

Referatet er et historisk dokument, der er afgørende for de beslutninger, der blev taget. Derfor er det også vigtigt, at medlemmerne både orienterer sig i og opbevarer og passer på referaterne, når de modtages.  

Generalforsamlingens beslutninger

Når  alle medlemmer har modtaget beslutningsreferat og eventuelle bilag, er det nu op til bestyrelsen at effektuere og efterleve de beslutninger, der blev truffet. Dette er den centrale del af bestyrelsens opgaver og ansvar. 

Det kan være en god idé straks efter generalforsamlingen at afholde et bestyrelsesmøde, så det kommende års bestyrelsesarbejde sikres og effektiveres. 

Hvis der er valgt nye medlemmer i bestyrelsen, er det tillige en god idé at præsentere dem for bestyrelsens forretningsorden og eventuelt uddele ansvarsområder til de enkelte.

Desuden er det en god idé, at I på alle årets bestyrelsesmøder læner sig op ad beslutningsreferatet, da det jo netop er beslutningerne herfra, som I skal efterleve.

Opsummeret

Ovenstående drejebog for generalforsamling, skal være med til at sætte rammerne om årets vigtigste foreningsmøde. 

Selvom bestyrelsen har det overodnet ansvar for afviklingen af denne, mener vi, at det er i samarbejdet med administrator, at generalforsamlingen og den efterfølgende drift af ejendommen lykkes. 

Vi har lavet et generalforsamlingshjul, som I med fordel kan downloade og bruge i planlægning og afvikling af den ordinære generalforsamling. 

Hjulet kan blive et vigtigt styringsværktøj til at afvikle en så god generalforsamling som overhovedet muligt. 

Regnskab og budget

Regnskab og budget Hvert år skal bestyrelse indstille regnskabet til generalforsamlingens godkendelse. Regnskabet er en oversigt over de økonomiske bevægelser, der har været det forgangne år, og…

Indkaldelse til generalforsamling

Indkaldelse til generalforsamling Det er foreningens vedtægt, der sætter rammerne for hvordan og hvornår I skal indkalde medlemmerne til den ordinære generalforsamling.  De fleste vedtægter…

Dagsorden generalforsamling

Dagsorden Det er ejendommens vedtægt, der bestemmer, hvilke punkter der skal være en del af dagsordenen på den ordinære generalforsamling.   Dagsorden ordinær generalforsamling Enhver…

Rounded icon with rounded border style

Modernize your rounded icon box with rounded border style. This is one of the best icon style for your WordPress site.