Der er mange forhold og opgaver at tage højde for, når en generalforsamling skal planlægges og afvikles.
Det er ifølge vedtægten foreningens bestyrelse, der indkalder og står i spidsen for generalforsamlingen, og netop derfor har vi lavet en drejebog for generalforsamling til bestyrelsen, som I, i samarbejdet med administrator, kan læne jer op ad i processen omkring denne.
Som med de fleste andre ting i foreningen, er det vedtægten, der sætter de endegyldige rammer for generalforsamlingen.
Vedtægten indeholder både bestemmelser om, hvornår den skal afvikles, (i nogle tilfælde hvor den skal afvikles), og med hvilken dagsorden den skal gennemføres.
Det er derfor enormt vigtigt, at I i bestyrelsen læser vedtægtens bestemmelser grundigt. Dette gælder i øvrigt både før generalforsamlingen, men også for jeres bestyrelsesvirke i al sin almindelighed.
Den ordinære generalforsamlings dagsorden kan opdeles i to perspektiver:
Mens bestyrelsens beretning og årsregnskabet begge angiver ting, der er sket, er budget, forslag og bestyrelsesvalg alle fremtidsorienterede punkter.
Det er vigtigt at have ovenstående in mente, da generalforsamlingen naturligvis skal samles om alt det, der er sket, men den skal også kigge fremad og sikre foreningens fremtid.
Når generalforsamlingen er afviklet, skal den valgte referent udfærdige et beslutningsreferat fra generalforsamlingen.
Referatet skal skitsere de beslutninger, der blev taget på generalforsamlingen, hvilket også betyder, at diskussioner og synspunkter bør refereres i begrænset omfang.
Når referatet er udarbejdet, skal det godkendes, inden det underskrives og udsendes til medlemmerne.
Referatet er et historisk dokument, der er afgørende for de beslutninger, der blev taget. Derfor er det også vigtigt, at medlemmerne både orienterer sig i og opbevarer og passer på referaterne, når de modtages.
Når alle medlemmer har modtaget beslutningsreferat og eventuelle bilag, er det nu op til bestyrelsen at effektuere og efterleve de beslutninger, der blev truffet. Dette er den centrale del af bestyrelsens opgaver og ansvar.
Det kan være en god idé straks efter generalforsamlingen at afholde et bestyrelsesmøde, så det kommende års bestyrelsesarbejde sikres og effektiveres.
Hvis der er valgt nye medlemmer i bestyrelsen, er det tillige en god idé at præsentere dem for bestyrelsens forretningsorden og eventuelt uddele ansvarsområder til de enkelte.
Desuden er det en god idé, at I på alle årets bestyrelsesmøder læner sig op ad beslutningsreferatet, da det jo netop er beslutningerne herfra, som I skal efterleve.
Ovenstående drejebog for generalforsamling, skal være med til at sætte rammerne om årets vigtigste foreningsmøde.
Selvom bestyrelsen har det overodnet ansvar for afviklingen af denne, mener vi, at det er i samarbejdet med administrator, at generalforsamlingen og den efterfølgende drift af ejendommen lykkes.
Husk derfor at hav en tæt dialog – gerne før regnskabsafslutningen.
Hvis I skal have ny administrator, er det heldigvis forholdsvist nemt at skifte.
Da en ejendomsadministrator er foreningens tætteste samarbejdspartner, bør det være et loyalt, frugtigt og (helst) langvarigt forhold, I indgår med denne. Derfor mener vi, at det er enormt vigtigt, at vi mødes og forventningsafstemmer det kommende samarbejde.
Det er bestyrelsen, der vil have den primære kontakt til ejendomsadministrationen, og derfor skal vi sikre vores samarbejde – helst inden det for alvor går i gang.
Hvis I vil være kunde i Qvortrup, anbefaler vi, at I kontakter os, så vi kan planlægge (et telefonisk, digitalt eller fysisk) møde. Herefter kan vi drøfte det kommende samarbejde, og sammen lægge en plan for skiftet af administrator.
Qvortrup Administration A/S
Lyngbyvej 28, 2. tv.
2100 København Ø
Telefon: 35 35 43 00
Mail: qa@qvortrup-adm.dk
Åbningstider
man & ons: 09.30 – 15.00
tirs & tors: 09.00-15:00
fre: 09.00 – 13.00
CVR: 85 41 12 17