Investeringsejendomme

For den professionelle udlejer tilbyder vi en individuelt tilpasset administrationsløsning.

Som kunde hos os får du ikke kun en fast kontaktperson, men et helt administrativt team, der samarbejder om at opfylde dine behov. Teamet er specialiseret i leje- og erhvervslejeret, og sammen har de ansvaret for din ejendomsinvestering. Vores tætte samarbejde øger vores interne kompetencer og vores tilgængelighed, som begge er afgørende parametre i vores gensidige samarbejde.

Ydelser der dækker dine behov

For at skabe det bedst mulige fundament i vores samarbejde, tilbyder vi nedenstående ydelser som en fast del af vores administrationsaftale. Klik på hvert element i for at læse nærmere om de enkelte ydelser.

Basisydelser

Hvert år skal ejendommen aflægge et årsregnskab, som revisor udarbejder på baggrund af vores årsafslutning.

Årsafslutningen er en opgørelse over årets posteringer og konti. Når regnskabsåret afsluttes, gennemgår vi årets økonomiske bevægelser, afstemmer konti og sender de endelige opgørelser og øvrigt relevant materiale til en eventuel ekstern revisor. 

Vi sender alt materiale digitalt. Det sikrer en hurtig dokumentoverdragelse, som revisor kan lave udkast til årsregnskabet på baggrund af.

Der er mange udgifter forbundet med at drifte en ejendom. Udgifterne skal betales af ejendommens indtægter, som primært kommer fra beboerne.

For at sikre ejendommens indtægter, sørger vi for løbende opkrævning af ejendommens beboere og bogføring af deres indbetalinger. På den måde sikrer vi ejendommens likviditet og betalingsevne. 

Der er mange udgifter forbundet med at drifte en ejendom, og der gælder et juridisk princip om, at pengeskyld er bringeskyld. Det betyder, at ejendommen naturligvis skal betale for de varer og ydelser, som den har modtaget.

Gennem ejendommens bankkonti sørger vi for betaling af alle ejendommens fakturaer. Alle sædvanlige og tilbagevendende fakturaer tilmelder vi til betalingsservice, mens fakturaer der vedrører ekstraordinære opgaver sendes til elektronisk godkendelse, inden vi iværksætter betaling. På den måde sikrer vi korrekt betalinger for faktiske ydelser.

Det er vores erfaring, at der desværre kan ske overfakturering eller forkert fakturering fra ejendommens leverandører og kreditorer. Af den grund foretager vi stikprøvevist fakturakontrol, så vi sikrer korrekt fakturering.

Det hænder, at en beboer ikke betaler sine faste ydelser til ejendommen rettidigt. Ejendommen er afhængig af beboernes indbetalinger, da det er dens primære indtægt. Det er derfor vigtigt, at der reageres hurtigt og korrekt overfor eventuelle betalingsmisligholdelser, så likviditeten ikke lider unødigt.

Hvis en beboer ikke har betalt sin faste ydelse til ejendommen, sender vi 2 påkravsskrivelser til vedkommende. Påkravsskrivelserne er en slags rykkerskrivelser, som gør, at vi kan gøre beboerens betalingsmisligholdelse gældende, og at vi ved vedblivende misligholdelse kan overdrage sagen til inkasso eller ophæve eventuelle lejeforhold

Betaler en beboer ikke sine fast ydelser til ejendommen trods modtagelse af påkravsskrivelser, kan sagen overdrages til inkasso.

Er en beboers betalingsmisligholdelse vedblivende, overdrager vi sagen til Qvortrup advokater i/s, som vil forsøge at indhente beboerens restance og derigennem skabe balance i ejendommens likviditet.

Qvortrup Advokater I/S har en tæt tilknytning til vores administration, hvorfor vi kan garantere en smidig og hurtig overlevering af sagen og dens dokumenter.

Som et led i vores administration af ejendommen opretter og vedligeholder vi ejendommens beboerkartoteket på baggrund af informationer fra ejendommen og dens beboere. På den måde er vi altid orienteret om aktuelle forhold og beboere, som er et nødvendigt fundament for vores administration af ejendommen

Ejendommen har en række stamdata og dokumenter, som skal være tilgængelig for såvel ejendommens beboere som samarbejdspartnere.

Vi arkiverer og opbevarer alle ejendommens dokumenter elektronisk og i overensstemmelse med gældende forældelsesregler. Dokumenterne uploades til ejendommens online portal, hvor der findes et digitalt dokumentarkiv med nøgledokumenter, som altid er tilgængelige for ejendommen.

Det er vigtigt for os, at vi er transparente i vores rolle som ejendomsadministrator. Derfor tilbyder vi digitale løsninger, der giver adgang til alle ejendommens data, og som letter vores fælles arbejde om at drifte ejendommen.

De digitale løsninger er intuitive, brugervenlige og vigtigst af alt sikre. 

Vi tilbyder:

  • Elektronisk adgang til ejendommens vigtige nøgledokumenter
  • Kalender med automatisk notifikation om begivenheder
  • Elektronisk bilagsgodkendelse
  • Elektronisk underskriftsmodul
  • Adgang til ejendommens økonomiske data

Myndighederne skal i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til borgere. Det betyder, at der ofte kommer informationer fra myndighederne til ejendommen. Nogle henvendelser er orienteringer, mens andre kræver aktion.

Vi sørger for at videresende og behandle alle myndighedshenvendelser, der måtte komme til ejendommen. På den måde sikrer vi, at alle informationer, vejledninger og bistand viderebringes, og at der bliver taget hånd om vigtige henvendelser.

Der kan være mange spørgsmål fra beboerne i en ejendom, som kan vedrøre alt fra den faste opkrævning til tolkning af husordenen.

Vi sørger for at videresende og behandle alle beboerhenvendelser, der måtte komme til ejendommen. På den måde sikrer vi, at alle informationer og spørgsmål viderebringes, og at der bliver taget hånd om vigtige henvendelser.

Der vil altid opstå en række spørgsmål af såvel administrativ, juridisk og økonomisk karakter, når en ejendom skal driftes. En ejendom er kompleks, og uanset hvilken problemstilling man står overfor, kan det være nødvendigt med professionel sparring.

Som ejendommens tætteste samarbejdspartner besvarer vi alle typer spørgsmål af sædvanlig karakter inden for vores forretningsområde. Det betyder, at i de tilfælde, hvor det ikke er nødvendigt at inddrage specialister eller hvor der er tale om spørgsmål af en særlig karakter, bistår vi ejendommen med alt, hvad der måtte opstå af spørgsmål og problemstillinger.

For at sikre gennemsigtighed og informationsniveauet i vores administration af ejendommen deltager vi møder inden for kontortid.

Der kan være problemstillinger eller opgaver, hvor der er særligt behov for professionel sparring, og vi kan være en vigtig nøgleperson med indgående kendskab til både praksis og lovgivning. Derudover styrker et årligt møde vores fælles samarbejde, da vi på dette kan drøfte ejendommens aktuelle tilstand og fremtid.

E-boks er en webapplikation og en digital platform til sikker, digital post til private, virksomheder og myndigheder.

E-boks anvendes primært af offentlige myndigheder, banker, pensionsselskaber, forsikringsselskaber og lønformidlere som har valgt at digitalisere deres kundekommunikation, og som ejendommens administrator overtager vi ejendommens e-boks, så vi sikrer at ejendommens modtagne post bliver behandlet.

Det kræver mange hænder og samarbejder at drifte en ejendom, og derfor vil ejendommen helt naturligt have mange samarbejdspartnere.

For at lette kommunikationsniveauet og styrke gennemsigtigheden og effektiviteten, varetager vi den løbende dialog med alle ejendommens samarbejdspartnere.

Det er vigtigt for os, at vi er transparente i vores rolle som ejendomsadministrator, og derfor vægter vi kommunikation med vores kunder utrolig højt. Vi står hver dag til rådighed både telefonisk og på mail inden for vores almindelige åbningstider.  

Supplerende ydelser

Forsikring kan være en kompliceret størrelse, hvad end der er tale om policer eller skader. Ikke desto mindre er ejendommens forsikringer og samarbejdet herom en vigtig ting for både ejendommen og dens beboere. Der findes et utal af forsikringsløsninger og –dækninger, som det kan være svært for almindelige lægmænd at navigere i. Derfor tilbyder vi professionel forsikringsrådgivning gennem forsikringsmæglere.

Vi har indgået et fordelagtigt samarbejde med forsikringsmæglere, som via fuldmagt kan forhandle og tegne de mest fordelagtige forsikringsaftaler for ejendommen.

Med vores samarbejde følger også professionel skadesanmeldelse og opfølgning på ejendommens forsikringsager. Det skaber tryghed for ejendommen, dens beboere og for os.

Ejendommens långiver foretager årlig og stikprøvevis gennemgang af ejendommens kreditengagement.

I forbindelse med långivers årlige gennemgang af ejendommens kreditengagement fremsender vi relevante og nødvendige oplysninger, der sikrer en korrekt kreditgennemgang. 

Udbuddet af finansielle muligheder inden for investeringsejendomme er ekspanderet. Det betyder, at du står over for et stort valg, når der skal optages lån i ejendommen.

Det er vigtigt, at du som udlejer holder dig orienteret og undersøger de muligheder, der er for finansiering, da det kan have stor betydning for dig og dine lejere.

Som din tætteste samarbejdspartner bistår vi dig i forbindelse med lånoptagelse. Hvad end der er tale om konvertering af eksisterende lån eller optagelse af et nyt, er vi bindeleddet mellem dig og realkreditinstitutterne. Som bindeled sørger vi for, at alle processer forløber nemt og hurtigt samt at relevant materiale overleveres, og vores samarbejde med institutterne sikrer dig i øvrigt fordelagtige og gode aftaler og vilkår.

Et momsregnskab er en beregning af, hvor meget ejendommen skal betale eller have tilbage i moms.

Vi sørger hvert år for at udarbejde og indberette ejendommens momsregnskab, herunder hvis der forekommer splitmoms, for de ejendomme, der er momsregistreret.

Der kan findes flere forbrugstjenester i en ejendom end blot vand og varme. Det kan for eksempel være fælles internet- og antenneløsninger, som er individuelt tilpasset beboerne, og som derfor skal afregnes hvert år.

Vi udarbejder hvert år en opgørelse over de respektive forbrug for vand, varme eller øvrige forbrugstjenester, og vi sikrer rettidige efteropkrævninger og tilbagebetalinger. Vi følger også op på aconto-indbetalinger og tilpasser eventuelt disse i forhold til opgørelserne. 

Mange ejendomme har etableret et fælles vaskeri, hvor beboerne mod betaling har mulighed for at vaske og tørre sit tøj.

Vi tilbyder administration af vaskeriet, hvor vi hver måned laver en opgørelse over de respektive forbrug, som herefter afregnes sammen med den månedlige betaling til ejendommen. Det er en nem og sikker måde at drive fælles vaskeri, hvor i slipper for at skulle håndtere og administrere dets indtægter.

I forbindelse med ejendommens regnskabsafslutning sender vi materiale til eventuel ekstern revisor, som herefter udarbejder udkast til årsregnskab. Årsregnskabet tegner et billede af, hvordan ejendommen har klaret sig økonomisk i det forgangne år.

Sammen gennemgår vi revisors regnskabsudkast og sammenholder det med årets posteringer. På den måde sikrer vi årsregnskabets kvalitet og rigtighed.

Vi tilbyder en digital underskriftsløsning via nem-id, så regnskabet kan påtegnes elektronisk. Det er både hurtigt, sikkert og effektivt.

Er der ansat en vicevært eller inspektør til at udføre opgaver på ejendommen, skal denne lønadministreres.

Lønadministration indebærer ikke alene lønudbetaling, men også afregning til myndigheder, udarbejdelse af årsopgørelse samt indberetninger, sikring af korrekt forsikringsdækning og administration ved ferie eller sygdom m.m.

Vi tilbyder professionel lønadministration af ejendommens ansatte. Vores lønadministration er med til at sikre ordentlige ansættelsesforhold til glæde for både ejendommen, beboere og ansatte. 

I forbindelse med ejendommens regnskabsafslutning og udarbejdelse af årsregnskab opstiller vi hvert år et budget.

Budgettet er et skøn over årets forventede indtægter og udgifter, og det er pejlemærke for årets økonomiske bevægelser.

Foruden opstilling af budget, foretager vi løbende budgetopfølgning, så vi kan sammenholde de faktiske udgifter og indtægter med de budgetterede. 

Vi tilbyder digitale løsninger, som gør det muligt for ejendommens ledelse at tilgå dens økonomiske data digitalt og foretage løbende budgetkontrol.

For at sikre gennemsigtighed og informationsniveauet i vores administration af ejendommen tilbyder vi at deltage i møder uden for vores åbningstid.

Der kan være problemstillinger eller opgaver, hvor der er særligt behov for professionel sparring, og vi kan være en vigtig nøgleperson med indgående kendskab til både praksis og lovgivning.

En ejendom kan have mange abonnementsaftaler – herunder med eksempelvis et ejendomsserviceselskab, tv-udbyder mv.

Abonnementsaftalerne er alle aftaler, der omhandler en fast, tilbagevendende ydelse for ejendommen. Vi tilbyder at varetage alle ejendommens abonnementsaftaler herunder at opbevare samt kontrollere og følge op på aftalerne og deres indhold.

Vi har indgået et tæt samarbejde med BygningsRaad ApS om at sikre ejendommens fysiske tilstand.

Med udgangspunkt i ejendommens vedligeholdelsesplan samt gennem løbende budgetopfølgning for renovering, drift og vedligehold, arbejder vi for at skabe de bedste fysiske rammer for ejendommen.

Vores ejendomsinspektør hos BygningsRaad ApS kan føre tilsyn med såvel vicevært som håndværkere, og gennem jævnlige stikprøver kontrollere arbejders kvalitet og priser.

Det er vores erfaring, at en tillægsaftale om ejendomsinspektør er en god investering, som kan lette såvel den professionelle udlejers som den frivillige bestyrelses arbejde. 

Om der er tale om nye faldstammer, altaner, vinduer, tagudskiftning eller andre renoveringsarbejder, kan et byggeprojekt være en teknisk og juridisk jungle at bevæge sig i for almindelige lægmænd.

Hos qvortrup har vi beskæftiget os med byggerier siden vores grundlæggelse, og vi har derfor stor erfaring med byggeadministration og juridisk økonomistyring af byggeprojekter.

Som byggeadministrator for et byggeprojekt fungerer vi som ejendommens uvildige rådgiver. Vi sikrer blandet andet projektets kontraktgrundlag, forsikringer, garantier og laver løbende budgetopfølgning. 

Byggeadministration er en selvstændig ydelse, der skal indgås særskilt aftale om ved byggeprojekter. Det er vores erfaring, at vores byggeadministration sparer ejendommen både penge og et stort frivilligt tidsforbrug, og så sikrer vi, at projektet kører gnidningsfrit og professionelt til glæde for hele ejendommen.

Der er mange ting at holde styr på, når en lejer skal fraflytte sit lejemål og en ny lejer indtræder i lejeforholdet.

Ved en lejers opsigelse af lejemålet modtager og bekræfter vi denne. Vi indkalder også til fraflytningssyn, og foretager foreløbig og endelig afregning over for fraflyttende lejer. Vi hjælper derudover med at indgå aftale med ny lejer, så aftalen er korrekt og i øvrigt tilgodeser alle parter, ligesom vi arrangerer indflytningssyn, så den nye lejer kan indtræde bedst muligt i sin nye lejeaftale.

En fraflyttende beboer skal indkaldes til et fraflytningssyn med mindst 7 dages varsel. Ved flyttesynet skal lejemålet gennemgås for at konstatere dets stand og komme med eventuelle krav om udbedring i henhold til lejekontrakten.

Vi kan foretage flyttesyn og udarbejde den nødvendige flytterapport. Det sparer dig for tid, og samtidig besidder vi en høj tekniske faglighed, der sikrer synets og rapportens kvalitet og rigtighed.

Vi kan også hjælpe med at indhente eventuelle tilbud på arbejder i lejemålet, ligesom vi foretager endelig afregning ved lejeforholdets ophør.

Lejelovgivning er reguleret i to love: lejeloven og boligreguleringsloven. Hvilken lov, der finder anvendelse, afhænger først og fremmest af ejendommens og lejemålets kategori. Ved kategoriseringen lægger man bl.a. Vægt på, om ejendommen ligger i en reguleret kommune, hvor mange beboelseslejemål der var i ejendommen pr. 1.1.1995, hvornår ejendommen er taget i brug, og hvornår lejemålet første gang blev anvendt til beboelse.

Ejendommens kategorisering kan være en tidskrævende og indviklet proces, men er den afgørende forudsætning for en lejefastsættelse, der er lovlig.

Som ejendommens tætteste samarbejdspartner, hjælper vi med at kategorisere ejendommen og dens lejemål og herefter at fastsætte lejen.

Det er vigtigt, at indgå en lejekontrakt. Lejekontrakten er nemlig det vigtigste dokument, der har til formål at sikrer både dine og dine lejere gennem fastlæggelse af jeres indbyrdes forpligtelser.

Selv de mest garvede udlejere kan begå fodfejl, når en lejekontrakt skal udfærdiges. Hvad end der er tale om bolig- eller erhvervslejemål, kan vi lave lejekontrakterne, så de bliver professionelle og autoriserede. Derudover sikrer vi, at kontraktforholdet tilgodeser alle parter, så i kan indgå i et gensidigt og godt aftaleforhold.

En afståelse af et erhvervslejemål betyder, at en lejer lader en ny lejer overtage erhvervslejemålet og den lejekontrakt, som der allerede er indgået. Det betyder, at den nye lejer indtræder i lejeforholdet de samme vilkår som den oprindelige.

Ifølge erhvervslejeloven §55 kan der ske afståelse, hvis ny lejer, der driver erhverv inden for samme branche, ønsker at overtage det lejemål, som den oprindelige lejer ønsker at udtræde fra.

Ofte udarbejdes en afståelsesaftale eller en allonge i forbindelse med en afståelse. Da erhvervslejeloven i høj grad bygger på aftalefrihed, tilbyder vi at udarbejde aftaler og allonger, så alle parter sikres bedst muligt i afståelsesforholdet.

Skatter og afgifter er en del af ejendommens faste driftsudgifter. Det er eksempelvis ejendomsskatter, dækningsafgift, udgifter til renovation, vand- og vandafledningsafgifter og fælles belysning.

Vi foretager hvert år beregninger af de potentielle stigninger og sender varslinger til ejendommens beboere. På den måde varsles de korrekt og rettidigt.

Husleje er typisk fastsat på baggrund af de driftsudgifter og det afkast, der er på ejendommen. Det vil sige på baggrund af det, det koster at drive ejendommen.

Vi foretager beregning og evt. Varsling af omkostningsbestemt leje én gang årligt (dog ikke ved ubetydelige stigninger i driftsudgifterne eller hvis der ikke er anledning til varsling af omkostningsbestemt leje og varsling af øgede hensættelser til vedligeholdelse). På den måde sikrer vi, at beregningerne foretages korrekt, og at beboerne varsles korrekt og rettidigt.

Vi foretager hvert år beregninger af de potentielle stigninger og sender varslinger til ejendommens beboere. På den måde varsles de korrekt og rettidigt.

I ejendomme med mindst seks beboelseslejemål har lejerne ret til at oprette beboerrepræsentation.
Beboerrepræsentanter vælges på et beboermøde for typisk for en perioden på et år.  Beboerrepræsentationen har mulighed for at påvirke og drøfte ejendommens drift med dig som udlejer og de skal desuden have et indblik i ejendommens lejeforhøjelser.

Vi er bindeleddet mellem dig og ejendommens beboerrepræsentation, og vi sørger for en nem og smidig kommunikation mellem jer til glæde for hele ejendommen.

Som udlejer skal du holde din ejendom ved lige, så den ikke forfalder. Det er din pligt, som er ubetinget og uafhængig af, om ejendommen er omfattet af reglerne om vedligeholdelseskonti.

Reglerne om vedligeholdelseskonti (boligreguleringslovens § 18 og § 18 b) sikrer, at der af din huslejeindtægt afsættes et årligt beløb til ejendommens vedligeholdelse, som grundejernes investeringsfond administrerer.

Vi indberetter hvert år andelen af huslejeindtægten, som skal afsættes til vedligeholdelse hos gi. Vi sørger for at bekræfte hensættelsernes og vedligeholdelsesudgifternes størrelse, og at beboerrepræsentanterne eller beboerne er underrettet om de afholdte udgifter. I forbindelse hermed fremsender vi udgifterne til gi i form af fakturaer, og vi laver en opgørelse over årets vedligehold. Med vores bistand i forbindelse med og fokus på ejendommens fysiske tilstand sikrer vi både dig som udlejer, beboerne og ejendommen.

I nogle tilfælde har du som udlejer den indvendige vedligeholdelsespligt på dine lejemål, og i de tilfælde skal der oprettes en indvendig vedligeholdelseskonto for de respektive lejligheder. På kontoen skal der årligt afsættes et beløb, som netop kan anvendes til den indvendige vedligeholdelse.

Dine lejere skal én gang om året have oplysning om, hvilket beløb der står på kontoen. Vi sørger for at orientere dine lejere herom, ligesom vi foretager årligt opkrævning til kontoen.

Foretages der indvendig vedligeholdelse, sørger vi også for at modregne disse arbejder på kontoen, så den altid er ajour.

Vi tilbyder at udarbejde et årligt driftsregnskab til ejendommen. Et driftsregnskab er et resultat af ejendommens aktivitet for året med summen af indtægter og udgifter (overskuddet eller underskuddet).