Det er foreningens vedtægt, der sætter rammerne for hvordan og hvornår I skal indkalde medlemmerne til den ordinære generalforsamling.
De fleste vedtægter bestemmer, at indkaldesen skal ske med 14 dages varsel, og i dag kan de fleste indkaldelser senest elektronisk på mail.
Hvad indkaldelsen skal indeholde, bestemmes af vedtægten, men som udgangspunkt er det tid, sted og dagsorden.
I nogle foreninger er det et krav, at årsregnskab og budget sendes som bilag sammen med indkaldelsen, så medlemmerne kan orientere sig i disse forud for mødet.
I nogle foreninger er det desuden et krav, at generalforsamlingen varsles inden indkaldelsen. Dette er typisk med 4 ugers varsel, men afhænger af vedtægten.
Sammen med indkaldelsen bør der desuden fremsendes fuldmagter, så de medlemmer, der ikke kan deltage fysisk, kan blive repræsenteret ved fuldmagt på generalforsamlingen.
Husk altid at se efter formkrav og regler for indkaldelse i vedtægten.
Det er vigtigt, at I allerede omkring regnskabsafslutningen fastsætter en dato for den ordinære generalforsamling.
Der er nemlig mange aktører i spil, når I skal forberede generalforsamlingen, og for at danne det bedste fundament for alle aktører, er det bedst at arbejde ud fra en fælles plan og deadline.
Det er jeres vedtægt, der bestemmer, hvilke emner I skal gennemgå på jeres ordinære generalforsamling.
Hvis I har særlige punkter, I gerne vil have på dagsordenen, skal I kontakte administrator, så I sammen sikrer, at disse bliver gennemarbejdet og kan indgå i indkaldelsen.
Der findes i vedtægten særlige regler for, hvem der må deltage i jeres generalforsamling. Det skyldes, at den ordinære generalforsamling er et foreningsmøde, som principielt kun vedrører foreningens medlemmer.
For at lette ekspeditionstid og -proces har vi i Qvortrup udarbejdet en række selvbetjeningsydelser, som både bestyrelsesmedlemmer, beboere og ejerkreds kan benytte.
Gennem vores selvbetjeningsydelser kan du iværksætte en række opgaver, uden du behøver at vente på vores åbnings- og ekspeditionstid.
I forbindelse med årets ordinære generalforsamling kan du eksempelvis stille et forslag eller indsende bestyrelsens beretning efter faste skabeloner. På den måde sikrer vi, at vi har alle de informationer, vi har brug for, for at kunne gå videre med din indsendelse.
Straks vi har modtaget en selvbetjeningsformular, vil du modtage en bekræftelsesmail, så du ved, at vi har modtaget den.
Du kan gå på jagt i vores selvbetjening gennem linket nedenfor.
Qvortrup Administration A/S
Lyngbyvej 28, 2. tv.
2100 København Ø
Telefon: 35 35 43 00
Mail: qa@qvortrup-adm.dk
Åbningstider
man & ons: 09.30 – 15.00
tirs & tors: 09.00-15:00
fre: 09.00 – 13.00
CVR: 85 41 12 17